In der Gastronomie ist es nicht nur die Qualität der Speisen und Getränke, die zählt. Sondern auch die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften. Ein besonders wichtiges, aber oft unterschätztes Thema ist die Verfahrensdokumentation. Seit 2015 ist sie in Deutschland für Unternehmen, einschließlich der Gastronomie, verpflichtend. Doch was genau bedeutet das für Gastronom:innen, und warum ist sie so wichtig?
In der Gastronomie ist es nicht nur die Qualität der Speisen und Getränke, die zählt. Sondern auch die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften. Ein besonders wichtiges, aber oft unterschätztes Thema ist die Verfahrensdokumentation. Seit 2015 ist sie in Deutschland für Unternehmen, einschließlich der Gastronomie, verpflichtend. Doch was genau bedeutet das für Gastronom:innen, und warum ist sie so wichtig?
Was ist eine Verfahrensdokumentation?
Die Verfahrensdokumentation beschreibt, wie in einem Gastronomiebetrieb alle Prozesse und Systeme, die für Buchführung und Aufzeichnungen in elektronischer Form verwendet werden, ablaufen.
Das umfasst mehr als nur die Kassenführung und betrifft alle betrieblichen Abläufe, von der Warenwirtschaft über Datenerfassungsprotokolle, Programmänderungen und Autorisierungsdokumentationen bis hin zur Fakturierung.
Warum ist eine lückenlose Verfahrensdokumentation wichtig?
- Erfüllung gesetzlicher Anforderungen: Die Einhaltung der Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung (GoBD) ist in Deutschland gesetzlich vorgeschrieben. Die Verfahrensdokumentation stellt sicher, dass diese Anforderungen erfüllt werden.
- Vermeidung von Strafen: Bei Betriebsprüfungen wie der Kassennachschau kann es zu Bußgeldern und Steuernachzahlungen führen, wenn Buchführungsfehler aufgrund mangelnder Dokumentation entstehen oder eine Verfahrensdokumentation evtl. ganz fehlt.
- Transparenz und Effizienz: Eine gut strukturierte Verfahrensdokumentation sorgt für transparente Betriebsabläufe und kann zur Effizienzsteigerung und Kostenreduktion beitragen.
- Datenschutz und Compliance: In Zeiten der DSGVO ist es unerlässlich, den Umgang mit Kundendaten korrekt zu dokumentieren, um Datenschutzverletzungen zu vermeiden.
Du musst die Herausforderung nicht alleine bewältigen!
Viele Gastronom:innen sind sich der Bedeutung der Verfahrensdokumentation nicht ganz bewusst oder fühlen sich von ihrer Komplexität überwältigt. Hier kommt die Unterstützung durch Expert:innen ins Spiel.
So wie Erich Nagl von der ETL ADHOGA: In seinem Vortrag „Unterschätztes Risiko: Fehlende Verfahrensdokumentation in der Gastronomie“ liefert er wertvolle Einblicke und Tipps rund ums Thema.
Fazit
Die Verfahrensdokumentation ist kein Thema, das man auf die leichte Schulter nehmen sollte. Sie ist ein wesentlicher Bestandteil der gesetzlichen Pflichten eines jeden Gastronomiebetriebs. Außerdem trägt sie zur Sicherheit, Transparenz und Effizienz des Unternehmens bei.
Es lohnt sich, in dieses Wissen zu investieren, um langfristig auf der sicheren Seite zu sein und das eigene Geschäft voranzubringen.
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