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Bitte beachte, dass wir bei diesem Beitrag keinen Anspruch auf Vollständigkeit erheben.
Mit der Einführung der Kassennachschau (2018) hat das Finanzamt eine Möglichkeit bekommen, unangekündigt in deinem Gastro-Betrieb zu erscheinen, um deine Kassenaufzeichnungen zu kontrollieren. Dafür musst du den berechtigten Personen Zugang zu deinem Kassensystem und deinen Aufzeichnungen geben.
Diese unangekündigte Kassenkontrolle soll dazu beitragen, Steuerhinterziehung und Betrug zu verhindern. Sie ist also nicht als “Bestrafung” konzipiert, sondern als Mittel, um den Wettbewerb in den bargeldintensiven Branchen (Gastronomie, Taxis, Frisör-Salons etc.) gerechter zu gestalten.
Die verlängerten Arme des Finanzamts – also prüfungsberechtigte Personen – nehmen deine Kassenaufzeichnungen, deine Buchhaltung und andere relevante Unterlagen in Augenschein. Sie prüfen bei der Kassennachschau, ob du alle Einnahmen richtig erfasst hast und die Kasse ordnungsgemäß führst. Dabei sollten deine Kassenaufzeichnungen klar und vollständig sein, um mögliche Probleme zu vermeiden.
Eine prüfungsberechtigte Person (oder Personen) besucht dein Restaurant, um die Kassennachschau durchzuführen. Sie darf dafür nur die Räume betreten, die für die steuerliche Überprüfung wichtig sind. Deinen ganzen Betrieb darf sie also nicht untersuchen.
Es kann sein, dass die Prüfer:in vorab dein Restaurant inkognito betritt und zum Beispiel einen Testkauf durchführt, ausgegebene Bons checkt oder die Kasse und den Umgang damit beobachtet.
Sobald sie aber geschäftliche Daten und Räumlichkeiten einsehen möchte, muss sie sich vor dir oder deinem geschulten Personal ausweisen. Danach darf sie diese Dinge prüfen:
Die Prüfer:in darf von dir verlangen, dass du deine Kassendaten über die einheitliche digitale Schnittstelleübermittelst.
Eine wichtige Stellschraube, wenn es um die Kassennachschau geht, ist dein Team. Denn Tatsache ist: Dein Personal liegt in deiner Verantwortung.
Zu den Punkten, in denen du dein Team schulen musst, zählt neben der Servicequalität deshalb auch der richtige Umgang mit der Kasse und – ganz wichtig – die Einhaltung der Kassenführungsvorschriften. Wenn dein Team top geschult ist und weiß, was zu tun ist, vermeidet es Fehler und Fehleinträge, die dir im Nachhinein bei der Kassennachschau Probleme bereiten könnten.
Außerdem muss ggf. auch das Personal den Prüfer:innen Kassensystem-relevante Fragen beantworten können, wenn du nicht im Haus bist. Am besten schulst du deine festangestellten Kräfte, sodass zu jeder Zeit Personen arbeiten, die den Prüfer:innen kompetent Auskunft geben können.
Gut, dass du dich ausreichend vorbereiten kannst, damit ein spontaner Besuch von Kassen-Prüfer:innen keine Panik auslöst!
Hier ein paar Tipps, worauf du besonders achten solltest, um Mängel in der Kassenführung zu vermeiden:
Wie so Vieles in Deutschland ist auch die ordnungsgemäße Kassenführung ein Bürokratie-Monster sondergleichen. Deshalb ist es wichtig, dass du dich mit den richtigen Tools und Expert:innen auseinandersetzt, um hier eine Prüfung ohne Mängel zu bestehen.
Denn wenn Prüfer:innen nach einer Kassennachschau z.B. deine Aufzeichnungen, deine Buchungen oder deine zertifizierte TSE beanstanden, können sie nach eigenem Ermessen eine Außenprüfung(Betriebsprüfung) ansetzen.
Und die ist nicht nur zeitintensiv, sondern auch viel anstrengender als eine Kassennachschau.
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